14 dníčekala faktura, než se stavbyvedoucí vrátil do kanceláře ke schválení. Dnes ji schválí z telefonu.

0ručně přepisovaných faktur. Asistentce se uvolnily ruce.

11 minprůměrně trvá, než se na požadavek ozveme.

Jak to bylo předtím

‍

GEOINDUSTRIE je tradiční stavební firma. Pracuje v ní kolem 60 lidí a stavbyvedoucí jsou většinu času venku na zakázkách. Někteří se do kanceláře dostanou jednou nebo dvakrát do měsíce.

Prostor pro rychlejší odezvu. Firma hledala partnera, který bude na požadavky reagovat rychleji a sám přijde s návrhy, co zlepšit.
‍
Papír, tužka, šanony. Dokumenty a tabulky si každý držel ve své složce. Pracovat na jednom souboru znamenalo posílat jeho verze mailem.
‍
Faktury čekaly v šanonu. Hromádka faktur ležela v kanceláři, dokud nepřijel stavbyvedoucí. Před splatností probíhala urgence návštěvy kanceláři nebo se sháněl podpis zastupujícího schvalovatele. Účetní pak faktury přepisovala ručně.
‍
Data, která nesmí uniknout. Firma pracuje s osobními údaji zaměstnanců i s citlivými obchodními informacemi.

„Teď to funguje plynule. Víme, na koho se obrátit, a požadavky se řeší.“
Eva Salačová, Provozní a personální manažer, GEOINDUSTRIE

Proč si vybrali nás

‍

Nového partnera hledalo vedení několik měsíců. Rozhodla místní dostupnost, reference a osobní dojem ze schůzky. Cena nebyla to hlavní.

Co jsme udělali

‍

Převzali jsme IT a zavedli jasná pravidla

Všechny požadavky chodí na jedno místo. Třídíme je podle toho, jak moc brzdí práci, a ozveme se průměrně do 11 minut. Každý může volat na helpdesk. Kontaktní osoba ve firmě má přímý telefon na Jakuba Vejtrubu. Pravidelně přicházíme s návrhy, co by firmě v tomto oboru a velikosti pomohlo. Rozhodnutí necháváme na klientovi.

Přesunuli jsme práci do Google Workspace a naučili lidi s ním pracovat

Dokumenty a tabulky jsou ve sdíleném cloudu. U každého souboru se nastavuje, kdo ho smí jen číst a kdo upravovat. Nedali jsme lidem jen přihlašovací údaje. Prošli jsme s nimi školení na místě a pak pomohli nastavit, co bylo potřeba.

Zavedli jsme elektronický oběh a schvalování faktur

Faktura přijde do systému a přiřadí se k člověku, který má danou zakázku na starosti. Ten ji schválí z telefonu nebo počítače, kdykoli má chvíli, nebo ji předá kolegovi.

Předtímaž 14 dní

Faktura přijde do kanceláře
Leží v šanonu, stavbyvedoucí je na stavbě
Před splatností hlídání a telefonáty
Podpis na papíře
Účetní ji ručně přepíše

Dnes z telefonuve stejný den

Faktura přijde do systému
Hned ji vidí ten, kdo má zakázku na starosti
Schválí ji z telefonu, nebo předá kolegovi
Faktura putuje do účetního systému bez přepisování

„Elektronická fakturace je pro nás milník. Všechno se zrychlilo, zefektivnilo a odpadlo riziko, že se dokument ztratí.“
Eva Salačová, Provozní a personální manažer, GEOINDUSTRIE

Jak to vypadá dnes

‍

Ajťáky ve firmě vidí rádi.

Faktury bez čekání. Stavbyvedoucí schvaluje z telefonu, kdykoli má chvíli. Nikdo nehlídá termíny a nevolá na stavby.
‍
Žádné přepisování. Účetní se může věnovat jiné práci a žádný doklad se neztratí.
‍
Aktuální soubor pro všechny. Lidé pracují na stejné tabulce zároveň, místo aby si posílali verze.
‍
Požadavky bez urgování. Každý požadavek má prioritu a lhůtu. Firma se nemusí připomínat a má evidenci toho, co se řešilo.

Jak se dělala změna, aby ji lidi přijali

‍

Nový dodavatel i nové nástroje znamenají vystoupit z rutiny. GEOINDUSTRIE na to šla postupně: vedení novinky s lidmi dopředu probírá a vysvětluje, k čemu budou. My k tomu přidáváme školení na místě a čas na otázky, aby nový nástroj nikdo nebral jako přítěž.

‍
„Víme, že se na vás můžeme obrátit, a obracíme se rádi. Nemáme z toho stres."

Co dál

‍

Dalším krokem je umělá inteligence v každodenní práci, po malých krocích a s ohledem na to, že ne každý je jí nakloněný.

„Člověk je ochotný akceptovat i vyšší cenu, když ví, že získá kvalitu. S odstupem času to vnímáme jako velmi dobré rozhodnutí.“
Eva Salačová, Provozní a personální manažer, GEOINDUSTRIE